Comment organiser vos idées ?
On me demande souvent quel est le meilleur outil pour prendre des notes.
C'est celui qui vous permet de ne rien oublier et qui vous simplifie la vie. Papier ou virtuel, peu importe, l'essentiel étant qu'il soit pratique et utile dans toutes les situations où vous pouvez avoir besoin d'un deuxième cerveau pour stocker des informations.
Sur le Googleplay store ou l'équivalent Apple, les adeptes des notes électroniques trouvent pléthore d’applications dédiées à la prise de notes, en plus des applications pré-installées sur les smartphones.
Les inconditionnels du papier ont quant à eux l'embarras du choix, en librairie, en ligne ou en grandes surfaces. Les cahiers, agendas et autres carnets sont proposés dans tous les formats et dans des designs variés allant du simple cahier à spirales au magnifique carnet Moleskine.
Comment alors s'y retrouver et choisir THE system ?
Personnellement, je préfère les notes électroniques.
Mais il m'arrive de repasser au papier pendant quelques semaines (je suis parfois prise d'un irrésistible besoin de me déconnecter).
Commençons par le papier
Grand, petit, souple, beau ou cher, c'est avant tout une question de goût. Il devra toutefois répondre à un certain nombre de critères pratiques sous peine de finir abandonné sur un bureau, à peine rempli.
Après avoir quasiment tout essayé, j'ai opté définitivement et depuis plus de cinq ans, pour le système proposé par la coach en organisation Laurence Einfalt.
D'une façon générale, je préfère les notes électroniques. Mais il y a des moments où j'ai besoin d'écrire manuellement, de faire de la place dans mon cerveau tout en gardant un contact avec du vrai papier, concret et palpable. Cela m'aide à rester plus concentrée et de remettre de l'ordre dans mes idées.
Voici en résumé, les critères que je vise systématiquement pour acheter un cahier "deuxième cerveau" :
1/ ses feuilles sont détachables
parce que j'y note tout tel que ça vient : pro, perso, notes de réunion ou d'entretien, urgent ou pas selon ce qui doit sortir de ma tête... et après je détache les feuilles pour les classer dans les dossiers... et libérer de la place pour être prêt à noter à tout moment sans se perdre dans les pages noircies de gribouillis
2/ il possède au moins un intercalaire amovible
avant l’intercalaire : la liste de tâches, qui souvent découle en grande partie des notes (j'y reviendrai...)
après l’intercalaire : les notes
3/ il tient dans mon sac
parce que s'il ne me suit pas partout il ne sert à rien...
Les notes électroniques
Je me suis intéressée aux notes électroniques en 2009 suite à l’acquisition de mon tout premier smartphone, un LG KS20 (top de la modernité à l'époque).
J'avais alors téléchargé une superbe application de notes très pratique, et avais commencé à y vider mon cerveau en y notant toutes sortes de choses (références, mots de passe, numéros de téléphone, citations...).
Je retrouvais aisément chacune de mes notes grâce à un astucieux système de classement par couleurs doublé d'une option de recherche par mots-clés.
Un jour, mon KS20 est tombé en panne... et s'est rallumé sans les notes (je suis encore touchée quand je vous en parle, tant le trauma fut important...).
Passé le choc, je décidai alors que l'on ne m'y prendrait plus ! C'est à ce moment là que j'ai établi ma checklist pour le choix d'un logiciel de notes :
1/ il permet le stockage des données sur le cloud avec identifiant personnel
pour ne plus perdre mes notes si mon téléphone tombe en panne
pour retrouver mes notes si je change de téléphone
2/ il possède un système efficace de classement et de recherche par mots-clés
parce que si je note beaucoup de choses c'est aussi pour les retrouver...
3/ il est disponible en versions smartphone, ordinateur et tablette synchronisables
pour noter quelles que soient les circonstances (pas facile de prendre des notes de réunion sur un téléphone...)
Mon coup de coeur pour Evernote
Depuis 5 ans que je l'utilise, et cette application a eu un gros impact sur le quotidien de la grande fan de notes que je suis. C'est mon appli numéro 1 tous domaines confondus (oui, j'aime les notes...). Alors je vous la présente avec plaisir.
TOUTES mes notes sont au même endroit : que je les prenne avec le téléphone, l’ordinateur, le web, les tablettes, et même, pour les plus "high tech", un carnet papier électronisé... On peut prendre des notes vocales, des notes dictées, des notes photos, des notes manuscrites, ou un clic dans Google Chrome pour enregistrer une page (son adresse, son contenu, une image de la page ou une sélection)...
Mes notes sont FACILES A RETROUVER : on peut les organiser en carnets de notes et piles de carnets de notes, les rechercher par mots clés, y compris dans les images, les manuscrits, les pdf... On peut ajouter des étiquettes : "recettes express", "desserts", "occasions spéciales", "huiles essentielles", "inspirations", "brouillons d'articles"...
Finis les "ah je l'avais noté sur le post-it dans mon sac bleu" ! "trop beau ce rideau en promotion, mais je ne me souviens plus des dimensions de la fenêtre" ! "c'était quoi déjà la couleur préférée de Amy ?" "et le titre de ce fameux livre que j'avais copié collé sur le pc" " j'ai mon mot de passe Twitter au bout de la langue", etc.
Le plus pragmatique : Trello
Trello est un outil collaboratif de gestion de projet, qui peut être utilisé dans de nombreux domaines. Il se présente sous forme de cartes, listes et check lists qui peuvent être déplacées d'une liste à l'autre et permettent le suivi de l'avancement des projets pour tous les membres d'une équipe.
C'est un outil devenu indispensable pour suivre le travail en équipe, échanger des idées, avec mon associé et préparer mes publications. Trello me sert aussi de liste de tâches, avec en plus la possibilité d'être lié à mon agenda Google et aussi à Evernote !
Le mind mapping pour les brainstorming
Spécifiquement lorsque j'anime une séance de brainstorming, ou que j'ai de poser "sur papier" toutes mes idées tout en les structurant, par exemple pour l'organisation d'un événement, la création d'un nouveau concept ou la mise en place d'un projet, j'utilise une application de mind mapping.
Le mind mapping permet de noter efficacement toutes les idées qui émergent tout en les disposant par groupes d'idées pour les traduire en actions. Cela donne un résultat très visuel qui évoque les connexions cérébrales (d'où son nom d'ailleurs).
Mon outil favori est le champion toutes catégories : Mindjet.
Très performant et intuitif, il comporte en plus de nombreux modèles qui intègrent les outils les plus éprouvés en matières d'organisation des activités et de planification stratégique.
Cependant, même s'il existe une version d'essai gratuite, la formule d'abonnement peut être coûteuse. Vous pourriez donc avoir besoin de trouver un équivalent gratuit.
Plusieurs logiciels sont proposés gratuitement, vous aurez l'embarras du choix dans cette liste.
Après en avoir testé plusieurs, je peux vous recommander Coogle. Je l'ai longtemps utilisé avant de passer à Mindjet. Il est facile à prendre en mains, la réalisation des mind maps assez intuitive et il permet le partage et la collaboration en ligne pour travailler à plusieurs sur le même outil. On peut également convertir les mind maps réalisées au format pdf. Le seul reproche que je peux lui faire est l'impossibilité de réduire les branches lorsque je n'en ai pas besoin afin de gagner en lisibilité.
